L’affidamento prevede:

Responsabilità Principali:

• Redazione e invio delle mail di promozione delle attività in inglese e italiano;

• Collaborazione alla stesura delle bozze di comunicati stampa in italiano e in inglese;

• Realizzazione della rassegna stampa;

• Organizzazione dell’archivio: materiale documentazione workshop e attività TFL; video; loghi TFL e partner; materiali film;

• Creazione e aggiornamenti del materiale di presentazione TFL (powerpoint, word, foto)

• Monitoraggio dell’indirizzo email info.tfl@museocinema.it;

• Supporto generale nella revisione delle bozze di materiali di comunicazione;

• Supporto nell’aggiornamento e organizzazione del database Eventival.

Si specifica che lo strumento principale per la gestione della logistica e ospitalità delle attività TFL è la piattaforma Eventival.

ADDETTA ALL’UFFICIO OSPITALITÀ DEL MEETING EVENT 2025

Responsabilità Principali:

Coordinamento locations

• Supporto al personale del Museo nella gestione dei rapporti con le sedi di svolgimento delle attività per sopralluoghi, accordi, contratti, pagamenti;

• Monitoraggio e gestione delle esigenze logistiche e tecniche delle sedi del Meeting Event al fine di garantire il funzionamento (a titolo indicativo e non esaustivo: rete wifi,, stampanti e hardware);

• Preparazione e organizzazione della segnaletica spazi;

• Supporto al personale del Museo nella gestione dei fornitori partecipando all’acquisizione dei preventivi, e collaborando alla definizione degli accordi.

Coordinamento delle attività di allestimento

• Supporto al personale del TorinoFilmLab nei rapporti con i seguenti collaboratori: grafico, allestitore e referenti delle location;

• Definizione, in accordo con l’Head of Communication, dell’elenco dei prodotti di comunicazione secondo le esigenze evento (incluse specifiche di sostenibilità) e il cronoprogramma delle lavorazioni degli stessi, incluse: progettazione e realizzazione grafica, montaggio e smontaggio(tali attività saranno organizzate in accordo preventivo con i fornitori incaricati della grafica, allestimento e i referenti delle location;

• Preparazione delle bozze dei documenti brief per grafico;

• Monitoraggio dell’avanzamento e la consegna delle lavorazioni;

• Verifica delle bozze (conformità contenuti ed eventuali esigenze sopraggiunte);

• Coordinamento delle attività di allestimento e disallestimento delle location.

Coordinamento dei volontari

• Preparazione della modulistica per raccolta dati dei volontari;

• Supporto al personale del TorinoFilmLab nella selezione;

• Organizzazione dell’attività dei volontari, inclusa l’attribuzione delle mansioni, preparazione del calendario delle attività e la conduzione di incontri formativi.

Organizzazione e gestione dell’evento:

• Supporto nella pianificazione, organizzazione e gestione degli eventi inseriti nel TFL Meeting Event (e.g. Apertura, Chiusura, Eventi speciali etc.);

• Supporto nell’organizzazione e gestione dei pasti e alloggi;

• Supporto nella gestione e formazione stagista;

• Supporto nella gestione della comunicazione prima e durante l’evento, raccolta dati relativi all’ospitalità, raccolta e verifica dati per il ‘Who’s Who’ ed eventuali materiali funzionali allo svolgimento dell’evento, preparazione degli accrediti e del ‘welcome kit’, accoglienza, assistenza, etc.;

Si specifica che lo strumento principale per la gestione della logistica e ospitalità delle attività TFL è la piattaforma Eventival.

Eventuale presenza ai workshop e/o festival sarà valutata e accordata in base alle necessità. In tale eventualità i costi di viaggio e soggiorno saranno direttamente coperti dal Museo che si occuperà di organizzarli ed effettuare le prenotazioni;

È richiesta durante e successivamente alla cessazione dell’incarico, obbligo di riservatezza da parte dell’O.E. con impegno a non divulgare né a utilizzare notizie e informazioni relative al Museo e ai progetti dei quali potrà venire a conoscenza nel corso dell’attività.

L’O.E. non ha vincolo di esclusiva in favore del Museo. Ciò non di meno, tenuto conto della natura dell’attività prevista dall’affidamento, è richiesto che l’affidatario si impegni a non svolgere attività a favore di soggetti che possano qualificarsi in concorrenza con il Museo.

Durata dell'affidamento dal 10 febbraio 2025 al al 30 novembre 2025.