Inviato esito
Per tale attività il TFL ha necessità di affidare l’incarico di addetta all’ufficio ospitalità meglio dettagliato di seguito.
L’affidamento prevede:
Supporto nella gestione degli eventi e attività del TFL:
organizzazione dell’ospitalità dello staff e del Pedagogical Team in rappresentanza a dei festival e eventi: acquisto accrediti, organizzazione del viaggio e alloggio;
organizzazione di logistica e ospitalità di eventi durante i festival, ae. alumni breakfast, cocktail, presentazioni, etc. in linea con il budget previsto, inclusa gestione delle forniture e i servizi: identificazioni delle esigenze e ricerca dei fornitori adeguati, richiesta preventivi, eventuali sopralluoghi, preparazione degli ordini, registrazione dei costi, eventuale gestione dei bandi/ricerche di mercato per le forniture e i servizi;
gestione ospiti e inviti/recall agli eventi di cui sopra;
organizzazione dei voli dei tutor e staff in occasione dei workshop residenziali;
raccolta e predisposizione della documentazione necessaria per la rendicontazione dei costi di cui sopra (liste presenza, boarding passes, etc.), inclusa la collaborazione per la redazione del Report Finale dell’attività;
è richiesta la partecipazione alle riunioni di coordinamento, con cadenza settimanale, presso la sede del TorinoFilmLab.
TFL Meeting Event
Supporto nell’organizzazione della logistica e dell’ospitalità del TFL Meeting Event 2025 in coordinamento con la Head of Operations, e in linea con il budget previsto;
gestione di viaggi e alloggi per partecipanti, trainer, staff, market guests, giurie.
gestione dei transfer individuali e collettivi;
coordinamento e preparazione hostess,
coordinamento e pianificazione attività runner,
gestione e coordinamento dei fornitori specifici;
supporto nella gestione delle location;
supporto nella gestione degli ospiti: gestione della comunicazione prima e durante l’evento, raccolta dati relativi all’ospitalità, raccolta e verifica dati per il ‘Who’s Who’ ed eventuali materiali funzionali allo svolgimento dell’evento, preparazione degli accrediti e del ‘welcome kit’, accoglienza, assistenza, etc.;
supporto nella pianificazione, organizzazione e gestione degli eventi inseriti nel TFL Meeting Event (e.g. Apertura, Chiusura, Eventi speciali etc.);
supporto nell’organizzazione e gestione dei pasti;
supporto nella gestione e formazione stagista;
Si specifica che lo strumento principale per la gestione della logistica e ospitalità delle attività TFL è la piattaforma Eventival.
Durata dell’affidamento
Il servizio sarà valido ed efficace dall’invio della determina di affidamento e sino al 31.12.2025.
Gara #871
Affidamento incarico addetta ufficio ospitalità TorinoFIlmLab 2025Informazioni appalto
21/01/2025
Affidamento diretto / RDO
Servizi
€ 13.000,00
Tinti Daniele
Categorie merceologiche
635 - Servizi di agenzie di viaggio, operatori turistici e servizi di assistenza turistica
Lotti
Inviato esito
1
B563756959
Solo prezzo
Affidamento incarico addetta ufficio ospitalità TorinoFIlmLab 2025
Nel corso del 2025, il TorinoFilmLab realizzerà indicativamente 15 eventi internazionali (tra laboratori, eventi ai festival e mercati) che prevedono che prevedono la gestione dell’ospitalità per membri dello staff, partecipanti, collaboratori e ospiti esterni. Questa attività include la gestione dei viaggi e dell’alloggio per circa 10 trasferte annuali legate a festival e mercati, oltre ai viaggi del Pedagogical Team, dei Project Manager e di altri membri dello staff coinvolti nei workshop residenziali. Inoltre, si aggiunge l’intera gestione dell’ospitalità (viaggi, alloggio e pasti) per gli ospiti del mercato TFL Meeting Event.Per tale attività il TFL ha necessità di affidare l’incarico di addetta all’ufficio ospitalità meglio dettagliato di seguito.
L’affidamento prevede:
Supporto nella gestione degli eventi e attività del TFL:
organizzazione dell’ospitalità dello staff e del Pedagogical Team in rappresentanza a dei festival e eventi: acquisto accrediti, organizzazione del viaggio e alloggio;
organizzazione di logistica e ospitalità di eventi durante i festival, ae. alumni breakfast, cocktail, presentazioni, etc. in linea con il budget previsto, inclusa gestione delle forniture e i servizi: identificazioni delle esigenze e ricerca dei fornitori adeguati, richiesta preventivi, eventuali sopralluoghi, preparazione degli ordini, registrazione dei costi, eventuale gestione dei bandi/ricerche di mercato per le forniture e i servizi;
gestione ospiti e inviti/recall agli eventi di cui sopra;
organizzazione dei voli dei tutor e staff in occasione dei workshop residenziali;
raccolta e predisposizione della documentazione necessaria per la rendicontazione dei costi di cui sopra (liste presenza, boarding passes, etc.), inclusa la collaborazione per la redazione del Report Finale dell’attività;
è richiesta la partecipazione alle riunioni di coordinamento, con cadenza settimanale, presso la sede del TorinoFilmLab.
TFL Meeting Event
Supporto nell’organizzazione della logistica e dell’ospitalità del TFL Meeting Event 2025 in coordinamento con la Head of Operations, e in linea con il budget previsto;
gestione di viaggi e alloggi per partecipanti, trainer, staff, market guests, giurie.
gestione dei transfer individuali e collettivi;
coordinamento e preparazione hostess,
coordinamento e pianificazione attività runner,
gestione e coordinamento dei fornitori specifici;
supporto nella gestione delle location;
supporto nella gestione degli ospiti: gestione della comunicazione prima e durante l’evento, raccolta dati relativi all’ospitalità, raccolta e verifica dati per il ‘Who’s Who’ ed eventuali materiali funzionali allo svolgimento dell’evento, preparazione degli accrediti e del ‘welcome kit’, accoglienza, assistenza, etc.;
supporto nella pianificazione, organizzazione e gestione degli eventi inseriti nel TFL Meeting Event (e.g. Apertura, Chiusura, Eventi speciali etc.);
supporto nell’organizzazione e gestione dei pasti;
supporto nella gestione e formazione stagista;
Si specifica che lo strumento principale per la gestione della logistica e ospitalità delle attività TFL è la piattaforma Eventival.
Durata dell’affidamento
Il servizio sarà valido ed efficace dall’invio della determina di affidamento e sino al 31.12.2025.
€ 13.000,00
€ 0,00
€ 0,00
Scadenze
23/01/2025 12:00
27/01/2025 12:00
27/01/2025 12:15
Allegati
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codice-etico-museo-nazionale-del-cinema.pdf SHA-256: a9a2424acf7489e4968dd820113fb5aa0fcc9ab9fe0efbff42c3a326e481a348 21/01/2025 12:37 |
2.77 MB | |
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norme-tecniche-di-utilizzo-tuttogare.pdf SHA-256: 49b890d9e8e143a02952d3e82a26455f3fea3ffee899418248923bac18a6dd9f 21/01/2025 12:37 |
10.28 MB |
