Inviato esito
Gara #2108
Incarico di Project Manager per il Meeting Event e di Responsabile Ufficio ospitalità 2026, 2027, 2028Informazioni appalto
09/04/2026
Affidamento diretto / RDO
Servizi
€ 48.000,00
Tinti Daniele
Categorie merceologiche
799 - Servizi commerciali vari ed altri servizi
Lotti
Inviato esito
1
BB594EF650
Solo prezzo
Incarico di Project Manager per il Meeting Event e di Responsabile Ufficio ospitalità 2026, 2027, 2028
L’oggetto dell’affidamento è l’incarico di responsabile ufficio ospitalità del TorinoFilmLab per il 2026, 2027, 2028 e Project Manager del Meeting Event per il 2026, 2027, 2028.
Il Museo Nazionale del Cinema – Fondazione Maria Adriana Prolo ( a seguire anche Museo o Stazione Ap-paltante) ha tra i suoi settori il TorinoFilmLab (a seguire anche TFL), un laboratorio internazionale dedica-to alla formazione avanzata di professionisti dell’industria cinematografica attraverso l’organizzazione e realizzazione di specifici programmi.
L’internazionalità delle attività è evidenziata dal coinvolgimento di professionisti di ogni provenienza (sia per quanto riguarda i partecipanti sia i formatori), dalle numerosissime collaborazioni con istituti e realtà europee ed extraeuropee attivate ogni anno, dalla varietà di nazioni scelte come sede dei corsi.
La mobilità del personale del TFL, dei collaboratori, dei partecipanti ai programmi implica che i viaggi e i soggiorni vengano gestiti internamente per garantire la continuità degli standard di servizio, la massima convenienza economica e un controllo dell’andamento delle attività. Ciò si realizza con maggior evidenza in occasione del TFL Meeting Event, un forum di co-produzione internazionale che, realizzato ogni anno a Torino nella seconda metà del mese di novembre, prevede, oltre a diversi momenti di networking, la pre-sentazione dei progetti sviluppati dai vari programmi del TFL durante l’anno, grazie al coinvolgimento di oltre 300 professionisti dell’industria cinematografica internazionale.
In particolare le attività del Project Manager del Meeting Event e Responsabile dell’Ufficio Ospitalità del TFL per gli anni 2026, 2027 e 2028 prevedono:
o Gestione della segreteria organizzativa del TFL Meeting Event, contribuendo alla pianificazione, al coordinamento e alla realizzazione di tutte le attività definite dal personale del Museo operante al TFL;
o Gestione degli inviti alla partecipazione alle diverse edizioni del Meeting Event, in stretto dialogo con la Head of Industry e la Programmes Coordinator, inclusi: definizione delle tempistiche e dell’agenda dei lavori, inserimento e aggiornamento dei dati sugli applicativi informatici in uso al TFL, impostazione degli inviti, invio di “save the date”, inviti ufficiali e “recall”, gestione delle risposte, configurazione della piattaforma Eventival allo scopo di gestire tutte le fasi dell’ospitalità: invito, arrivi e accoglienza, accredi-tamento, produzione e consegna badge/tessera di partecipazione;
o Supervisione dell’organizzazione dei viaggi e dei transfer, sia individuali sia collettivi;
o Assistenza continuativa agli ospiti nelle fasi precedenti e durante l’evento, garantendo supporto tempestivo, gestione delle richieste finalizzata alla risoluzione di eventuali criticità;
o Raccolta dati e preparazione dei materiali di ospitalità, inclusi elaborazione dell’elenco presenti “Who’s Who”, accrediti e kit di benvenuto;
o Individuazione e gestione dei fornitori attinenti al settore ospitalità (a titolo indicativo e non esau-stivo: strutture ricettive e di ristorazione, strutture di accoglienza eventi, allestitori, società di trasporto) comprendente richiesta di preventivi, negoziazione di eventuali accordi su indicazioni del personale del Museo afferente al TFL e predisposizione della documentazione utile all’elaborazione di ordini e contratti;
o Gestione dei rapporti con i fornitori di servizi alberghieri ed eventuali altre strutture ricettive e or-ganizzazione della sistemazione per gli ospiti dell’evento (partecipanti, trainer, staff e Market Guests);
o Pianificazione, organizzazione e gestione della logistica degli eventi inseriti nel TFL Meeting Event (ad es. evento di apertura e chiusura, Coming Soon, eventi speciali, ecc.);
o Gestione dei rapporti operativi e logistici con sponsor e delle eventuali forniture, in coordinamento con il referente interno del Museo Nazionale del Cinema;
o Affiancamento del personale del Museo operante per il TFL relativamente alla formazione e al coordinamento degli stagisti coinvolti nelle attività;
o Affiancamento al coordinamento delle attività svolte dai collaboratori (ad es. project manager di programma, responsabile logistica e volontari);
o Affiancamento dell’ufficio amministrativo del Museo nella gestione della predisposizione e con-trollo di contratti e fatture;
o Raccolta tramite questionari di pareri e proposte dei partecipanti per le edizioni successive;
o Affiancamento dell’Ufficio Comunicazione per le attività connesse all’evento;
o Redazione di report finale sul programma per ogni edizione;
Il Museo, quindi, ha la necessità di individuare un Professionista esterno, non disponendo di risorse inter-ne, a cui affidare l’incarico di Responsabile dell’Ufficio Ospitalità e Project Manager del Meeting Event del TFL per gli anni 2026, 2027 e 2028.
Tra le attività del TFL, inoltre, è previsto che possano essere organizzati su richiesta programmi e laborato-ri di formazione dedicati al cinema e all’audiovisivo con contenuti di alta specializzazione, anche su temi specifici, garantendo tra l’altro un adattamento apposito alle esigenze dei richiedenti a partire da un forma di programma modulare. Dunque, per quanto concerne il TFL Extended il Museo ha interesse ad affidare al Professionista il relativo incarico di Project Manager, in grado di intervenire nella fase di realizzazione gestionale e operativa. Tuttavia, poiché la programmazione è possibile solo a fronte della richiesta di atti-vazione da parte di un partner, l’affidamento è previsto a titolo puramente opzionale. L’incarico potrà esse-re attivato solo su richiesta del Museo qualora si prospettasse la necessità di avviare i lavori per la realizza-zione del programma.
In dettaglio il ruolo di Project manager per il TFL Extended prevede:
o realizzazione e coordinamento di tutte le attività previste dal programma, in stretto dialogo con la TFL Programme Coordinator e sotto la supervisione della Head of Operations, in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati, assicurando che tutte le attività siano svolte nei tempi previsti e rispettando il budget;
o Collaborazione con i partner del programma per una gestione efficace delle attività;
o Affiancamento al personale del Museo preposto alla gestione del budget del programma e in parti-colare in coordinamento con la Head of Operations: preparazione, controllo di relativi contratti e fatture;
o Supervisione costante delle attività previste dallo specifico programma anche garantendo, se ri-chiesta, la presenza in loco durante la realizzazione dei moduli.
La lingua di lavoro è l’inglese.
L’attività si intende svolta prioritariamente presso la sede dell’operatore economico.
€ 40.500,00
€ 0,00
€ 0,00
Scadenze
13/04/2026 12:00
15/04/2026 12:00
15/04/2026 12:15
