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Gara #1974
Affidamento incarico addetta all'ufficio ospitalitàInformazioni appalto
05/03/2026
Affidamento diretto / RDO
Servizi
€ 33.500,00
Tinti Daniele
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799 - Servizi commerciali vari ed altri servizi
Lotti
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1
BAE1B9FBF5
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Affidamento incarico addetta all'ufficio ospitalità
Il Museo Nazionale del Cinema – Fondazione Maria Adriana Prolo ( a seguire anche Museo o Stazione Appaltante) ha tra i suoi settori il TorinoFilmLab (a seguire anche TFL), un laboratorio internazionale dedicato alla formazione avanzata di professionisti dell’industria cinematografica attraverso l’organizzazione e realizzazione di specifici programmi.
L’internazionalità delle attività è evidenziata dal coinvolgimento di professionisti di ogni provenienza (sia per quanto riguarda i partecipanti sia i formatori), dalle numerosissime collaborazioni con istituti e realtà europee ed extraeuropee attivate ogni anno, dalla varietà di nazioni scelte come sede dei corsi.
La mobilità del personale del TFL, dei collaboratori, dei partecipanti ai programmi implica che i viaggi e i soggiorni vengano gestiti internamente per garantire la continuità degli standard di servizio, la massima convenienza economica e un controllo dell’andamento delle attività.
In particolare le attività dell’Ufficio Ospitalità del TFL si distinguono in:
1) Ospitalità generale: viaggi e soggiorni per partecipazione a eventi quali workshop nell’ambito dei Programmi formativi, Festival di cinema e Mercati per la distribuzione cinematografica, convegni e incontri per i rappresentanti dell’industria cinematografica;
2) Meeting Event viaggi e soggiorni finalizzati alla partecipazione al TFL Meeting Event, la manifestazione che conclude l’anno “accademico” del TFL, che si svolge a Torino ogni anno nel mese di novembre. In tale occasione il Museo invita circa 350 professionisti dell’industria cinematografica.
Il Museo, quindi, ha la necessità di individuare un Professionista esterno, non disponendo di risorse interne, a cui affidare l’incarico di Addetto all’Ufficio Ospitalità per gli anni 2026, 2027 e 2028.
L’affidamento in dettaglio prevede:
Per quanto descritto al punto 1) Ospitalità generale
organizzazione delle trasferte del personale del Museo e eventualmente dei collaboratori in occasione di Festival e eventi dedicati ai professionisti dell’industria cinematografica: acquisto titoli di viaggio, prenotazioni alberghire, gestione dell’iscrizione e dell’accreditamento se necessario;
organizzazione logistica di specifici eventi in occasione di principali Festival (Berlinale, Cannes, Venezia) quali incontri, presentazioni, conferenze, ricevimenti, in Italia e all’estero. L’incarico prevede la ricerca di eventuali fornitori da proporre al Museo, in linea con il budget previsto, gestione dei rapporti con fornitori, richiesta preventivi, preparazione degli ordini, registrazione dei costi. Elaborazione degli inviti e loro spedizione sulla base di una mailing list fornita dal Museo. Eventuali “recall” a ridosso dell’evento;
organizzazione delle trasferte del personale del Museo e dei collaboratori in occasione di workshop e momenti di formazione nell’ambito dei Programmi del TFL: acquisto titoli di viaggio, prenotazioni alberghi;
raccolta e predisposizione della documentazione necessaria per la rendicontazione dei costi di cui sopra (liste presenza, boarding passes, etc.), inclusa la collaborazione per la redazione del Report Finale dell’attività;
per quanto descritto al punto 2) Meeting Event
organizzazione della logistica e dell’ospitalità del TFL Meeting Event 2026-2027-2028 in coordinamento con la Head of Operations, e in linea con il budget previsto;
organizzazione di viaggi e alloggi per partecipanti, trainer, staff, market guests, giurie gestendo i rapporti con agenzie di viaggio, società di trasporto anche per trasferimenti in loco, strutture ricettive, strutture di ristorazione e eventuali altri fornitori che debbano essere coinvolti al fine di garantire una buona riuscita della manifestazione;
gestione dei rapporti con gli ospiti prima e durante l’evento: raccolta informazioni necessarie all’organizzazione della loro presenza, , accoglienza, assistenza, durante l’evento;
coordinamento e preparazione hostess;
coordinamento e pianificazione attività fattorini;
collaborazione nell’individuazione degli spazi di svolgimento delle attività, supervisione della gestione degli spazi durante l’evento;
collaborazione nella pianificazione, organizzazione e gestione degli eventi che costituiscono il programma del TFL Meeting Event, quali Cerimonia di apertura, Cerimonia di chiusura, Eventi speciali;
raccolta e verifica dati per la predisposizione dell’elenco dei presenti (“Who’s Who”) ed eventuali materiali funzionali allo svolgimento dell’evento, preparazione degli accrediti e della documentazione da consegnare a tutti gli ospiti (“kit di benvenuto”).
La lingua di lavoro è l’inglese.
L’attività si intende svolta prioritariamente presso la sede dell’operatore economico.
€ 33.000,00
€ 0,00
€ 0,00
Scadenze
09/03/2026 12:00
12/03/2026 12:00
12/03/2026 12:15
