Inviato esito
Gara #1327
Affidamento incarico di assistente all'ufficio ospitalità del TFL Meeting Event 2025 e di Project Manager per il programma Boost IT Lab 2025Informazioni appalto
17/06/2025
Affidamento diretto / RDO
Servizi
€ 5.000,00
Tinti Daniele
Categorie merceologiche
7995 - Servizi di organizzazione di mostre, fiere e congressi
Lotti
Inviato esito
1
B76FFB3242
Solo prezzo
Affidamento incarico di assistente all'ufficio ospitalità del TFL Meeting Event 2025 e di Project Manager per il programma Boost IT Lab 2025
Nell’ambito del TorinoFilmLab, il laboratorio del Museo del Cinema dedicato all’organizzazione di programmi internazionali di formazione di professionisti del cinema e di sviluppo di progetti di opere cinematografiche, televisive e audiovisive in generale, è richiesta la collaborazione di una professionista che svolga attività assistenza all’ufficio ospitalità del TFL Meeting Event 2025 e di Project Manager per il programma Boost IT Lab 2025.
L’affidamento prevede in dettaglio:
per l’assistenza all’ospitalità del TFL Meeting Event 2025
Assistenza nell’organizzazione della logistica e dell’ospitalità in occasione dell’evento TFL Meeting Event 2025 che avrà luogo a Torino nel mese di novembre 2025 e in particolare:
Assistenza nella gestione dei rapporti con le strutture ricettive alberghiere che ospiteranno partecipanti all’evento, collaboratori , staff, ospiti del Mercato organizzato all’interno del Meeting Event e giurie;
Assistenza nell’organizzazione dei transfer individuali e collettivi;
Collaborazione all’organizzazione della preparazione delle hostess e loro coordinamento;
Affiancamento nella gestione dei rapporti con i fornitori specifici individuati dal Museo inclusa le strutture di ristorazione e catering;
Collaborazione alla gestione logistica, inclusa l’organizzazione dei pasti;
Affiancamento dello staff del TorinoFilmLab nella gestione della comunicazione prima e durante l’evento, raccolta dati relativi all’ospitalità, raccolta e verifica dati per il ‘Who’s Who’ ed eventuali materiali funzionali allo svolgimento dell’evento, preparazione degli accrediti e del ‘welcome kit’, accoglienza, assistenza, etc.;
Collaborazione all’organizzazione e gestione degli eventi inseriti nel TFL Meeting Event (e.g. Apertura, Chiusura, Eventi speciali etc.).
Per il Boost IT Lab 2025, un Programma di formazione strutturato in due fasi (“workshop”) durante le quali saranno tenuti con incontri di formazione e di professionalizzanti. I workshop avranno luogo come segue: il primo on-line nella seconda parte del mese di ottobre, il secondo in presenza a Torino (Italia) dal 17 al 21 novembre 2025. Le mansioni affidate in quest’ambito all’O.E. sono:
Coordinare al fine di realizzare tutte le attività previste dal palinsesto del Programma, assicurando il rispetto dei tempi previsti. Collaborare con il personale del Museo nell’attività di monitoraggio e rispetto del budget, in stretto dialogo con Head of Studies e in coordinamento con l’Ufficio Comunicazione, sotto la supervisione della Head of Operations;
Gestire i contatti con i candidati: la notifica dell’avvenuta selezione e l’invio del programma.
Coordinare i formatori (“Tutor”) e i partecipanti affiancandoli e facilitandone le attività durante le due workshop;
Organizzare e gestire la logistica dei workshop, incluse eventuali attività aperte a un pubblico esterno e possibili attività extra-formative inserite nel programma in via di definizione;
Raccolta e/o assemblaggio di tutti i materiali necessari per i workshop, inclusi dossier di progetto aggiornati, materiali condivisi, materiali da utilizzare durante le masterclass, informazioni utili, etc.
Coordinamento delle attività tecniche e logistiche dei workshop - inclusi alloggi, pasti, trasporto locale e organizzazione delle sale meeting anche in collaborazione con i fornitori incaricati;
Assistenza ai partecipanti al di fuori dei workshop anche fornendo assistenza e rispondendo a domande e risolvendo eventuali problemi.
Facilitare la comunicazione tra partecipanti, tutor e staff TFL.
Realizzare un costante monitoraggio della attività, anche relazionando in forma scritta sul loro andamento;
Redigere il report finale del Programma seguendo le indicazioni della Head of Operations.
Affiancamento dell’ufficio comunicazione nella raccolta di informazioni sui partecipanti e/o progetti interessanti dal punto di vista di comunicazione;
Si specifica che gli strumenti principali per la gestione delle attività TFL sono la piattaforma Eventival, Dropbox e Zoom.
La lingua di lavoro è l’inglese.
L'attività si intende svolta principalmente presso la sede dell'O.E..
Durata dell’affidamento
Il servizio sarà valido ed efficace dall’invio dal 1° agosto 2025 al 28 novembre 2025.
€ 5.000,00
€ 0,00
€ 0,00
Scadenze
19/06/2025 12:00
24/06/2025 12:00
24/06/2025 12:15
